マイナンバー取扱い 事業者が注意すべき4つのポイント

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マイナンバーとは

マイナンバーとは、日本国内に住む(住民票のある人)人に割り当てられた異なる12桁の番号です。 皆様の元にも通知カードが届いていると思います。

マイナンバー制度を導入することにより、行政の効率化国民の利便性の向上公平・公正な社会の実現が可能になるとされています。

個人事業主、法人等で飲食店を経営していく上でも利用シーンが出てきます。 税務署・健康保険・雇用保険・ハローワークなどの様々な手続きで必要になるためです。

そのため、社員・アルバイト・パート等のスタッフから、契約先企業や講演・原稿料の支払い先から、不動産使用料の支払い先(年間15万以上)からなどなど、多くの人からマイナンバーを取得しなければいけません。

今回は細かい手続きの内容ではなく、マイナンバーを取得してから廃棄するまでのマイナンバーの取り扱いに関して、注意すべき4つのポイントを書いていきたいと思います。

①取得時に注意すること

番号確認と本人確認
個人番号を取得する際は、個人番号はもちろん、厳格な本人確認を行う必要があります。

まず、個人番号の取得です。個人番号を取得する際は、口頭やメモなどで番号を聞くのではなく、通知カードまたは個人番号カード(マイナンバーカード)を持参してもらい、番号に間違いがないか取得する担当者がしっかりと確認しましょう。

そして、その個人番号を取得する際はなりすまし等を防止するため、厳格な本人確認をすることが定められています。 基本的に写真付きの証明書であれば1点、写真付きの身分証明書がなければ2点の証明書が必要になります。以下表にまとめます。

番号確認 身元確認
マイナンバーカード1枚で番号・身元確認可能
通知カード
or
住民票
(個人番号記載のもの)

a ~ c のいずれか

a 以下の書類いずれか1点
運転免許証/運転経歴証明書
旅券/身体障害者手帳
精神障害者保険福祉手帳
療育手帳/在留カード
特別永住者証明書

b 以下の書類のいずれか1点
写真付身分証明書/写真付社員証
官公署発行の写真付資格証明書など

c 以下の書類から2点
公的医療保険の被保険者証/年金手帳
児童扶養手当証書/特別児童扶養手当証書など

※ただし、自分の会社の従業員など、既に身元確認が済んでいる人に対しては、身元確認は必要ありません。

個人番号を聞かれた際、例えば電話で口頭で聞かれたり、自分の勤める会社以外に身元確認無しに個人番号を聞かれた際は、うたがってかかって良いと思います。 生涯変わらない大事な番号ですので、簡単に人に教えないよう気をつけましょう。

離れた場所にいる人の個人番号取得
実際に対面している相手から個人番号を取得する際は、通知カード等のマイナンバーの書かれたものと、上記に書いた身元を確認する書類を『提示』してもらえば良いです。 写しを求める必要はありません。

ただし、郵送で本人確認を行う際は、本人確認の書類の写しの『提出』を受ける必要がありますので注意してください。 また、その際に受け取った本人確認の書類の写しは、本人確認書類が不要になった段階で速やかに廃棄しましょう。

もう一つあります。マイナンバーを取得する際は利用目的を通知または公表しましょう。 当然利用は法律の範囲内ですが、『税務署に提出する源泉徴収票と給与支払報告書にマイナンバーを記載して提出し、それ以外には利用しません』などです。

②マイナンバーの利用と提供

マイナンバーは取得時に通知・公表した社会保障や税に関する書類手続きに使いますが、それ以外での利用や第三者への提供はできません。

一意の番号だからといって、社員番号や顧客管理番号に使うことはできません。本人の同意があっても利用することはできませんのでご注意ください。

③マイナンバーの保管と廃棄

保管

法令によって、各種書類には保管しなければならない期間が定められています。 マイナンバーが書かれた書類は保管しなければならない期間の保存は認められていますが、保管しなければならない期間を終えたら速やかに廃棄する必要があります。

保管期間のある書類は保管しておかなければいけませんが、マイナンバーを管理する資料等を作成している場合、退職などがあり、手続きも終わり必要がなくなった際はその番号は速やかに廃棄しなければいけません。

④マイナンバーの安全管理

組織的安全管理措置
マイナンバーを取り扱う際は、必ず取扱い担当者を選定してください。 同じ会社のスタッフであっても、担当者以外は個人番号を扱うことがないようにしましょう。

人的安全措置
マイナンバーを取り扱う人に対して講習を行うなどして、適切な教育をし、正しい管理が行われるようにしましょう。

物理的安全管理措置
紙媒体でマイナンバーを管理している場合は、資料は必ず鍵付きの棚に収納する。 廃棄する際はシュレッダーにかける。 PC等でマイナンバーを扱う際は、PC画面が他の人から見えないようにする。 などの注意を払いましょう。

技術的安全管理措置
PCでマイナンバーを扱う際は、PCにログインパスワードをかける、ウィルス対策ソフトの導入・更新をするなどの対策を取りましょう。

最後に

はじまったばかりでまだまだ変更も多いマイナンバー制度ですが、個人番号が会社から流出することのないよう気を付けましょう。

特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)などの資料もあるので、詳しく知りたい方は読んでみてください。

記事作成日:2016.11.14

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